La conformité RGPD est souvent perçue comme compliquée, rébarbative, stressante.
“Je n’y comprends rien”
“Je n’ai pas le budget”
“Je m’en occuperai après”
Les règles RGPD sont nombreuses et d’une grande complexité.
Il est difficile de comprendre ce qui doit être fait et comment.
Face à l’ampleur du chantier, beaucoup d’entreprises, notamment les agences digitales, se découragent et ne vont pas jusqu’au bout de leur conformité.
Elle ne peut plus reculer l’échéance et doit impérativement respecter les obligations prévues par le RGPD, sous peine de lourdes amendes
Le RGPD (le règlement général sur la protection des données personnelles) est entré en application le 25 mai 2018.
Après une période transitoire de 2 ans pour se mettre en conformité, la CNIL n’hésite plus à sanctionner les entreprises qui ne sont pas en règle !
Un nombre record de mises en demeure de la CNIL en 2022 avec 147 décisions prononcées ! Le montant cumulé des amendes en 2022 dépasse les 100 millions d’euros.
15 mises en demeure de la CNIL en 2022 à l’encontre de sites web insuffisamment sécurisés.
Nullité du contrat prononcée contre une agence par la Cour d’Appel de Grenoble le 12.01.23 pour défaut d’information sur les traceurs installés sur le site d’un client !
Comprendre clairement ses obligations et mettre en place un plan de conformité RGPD
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Une ou des information(s) se rapportant à une personne physique (peu importe qu’il soit un professionnel), permettant de l’identifier directement (par exemple : son nom, son prénom, son mail) ou indirectement (ex : un identifiant en ligne, une adresse IP).
Il peut aussi s’agir d’informations sur sa vie personnelle d’une personne, sur sa situation financière, ses opinions religieuses, politiques, ou bien sur sa santé.
Une entreprise est forcément amenée à collecter et à traiter des données personnelles dans le cadre de ses activités (celles de ses clients, ses prospects, les internautes sur son site, celles de ses fournisseurs, ses collaborateurs, etc).
Toutes les entreprises françaises doivent respecter le RGPD, même les TPE.
Plus exactement, le RGPD s’applique à toute organisation, toute personne physique et morale qui traite des données personnelles pour son compte ou bien pour le compte d’une autre entreprise, dès lors :
Seules les activités personnelles sont exclues.
Toute entreprise doit donc respecter le RGPD, qu’elle soit privée, publique, et peu importe sa forme et son statut (auto-entrepreneur, freelance, association, libéral) à partir du moment où elle collecte des données personnelles.
Oui. Le RGPD doit être respecté, que le professionnel utilise ou pas un ordinateur.
Par exemple: un psychologue libéral doit respecter le RGPD.
Le RGPD n’est pas une option, c’est une obligation pour tous les professionnels français.
A défaut, des sanctions importantes (administratives et pénales peuvent être prononcées).
Le montant des sanctions peut s’élever jusqu’à 20 millions d’euros ou, dans le cas d’une société, jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
Au-delà des sanctions, il faut retenir que la conformité RGPD comporte 2 grands avantages pour votre entreprise :
Elle renforce l’image et le professionnalisme de votre entreprise
Beaucoup d’entreprises ont déjà compris que réaliser sa conformité RGPD constituait un très bon argument commercial. Elle renforce la confiance des clients.
La conformité RGPD vous permet de remporter plus de marchés, notamment des marchés publics.
Les clients sont de plus en plus exigeants sur la protection de leurs données personnelles, notamment les grandes entreprises. Elles n’hésitent plus à intégrer à leur grille de sélection la conformité RGPD de leurs prestataires.
Réussir sa conformité RGPD ne s’invente pas. Il faut être méthodique.
Voici les 4 étapes à suivre :
Étape 1 : désigner un référent du sujet au sein de votre entreprise.
Étape 2 : réaliser la cartographie des traitements de données. Cette étape est parfois difficile mais très importante. Elle consiste à recenser au sein de son entreprise, les différents types de traitements réalisés sur des données personnelles (concernant vos clients, vos prospects, vos prestataires, salariés, etc).
Étape 3 : élaborer une feuille de route d’actions RGPD à mener
La liste peut être plus ou moins longue selon les situations : tri des bases de données, mesures de sécurité à renforcer, mentions d’information à prévoir, recueil de consentement pour la prospection, etc
Etape 4 : prioriser les actions, en démarrant celles qui sont les plus à risque, du point de vue de la protection des données personnelles (sécurité – données sensibles – transfert de données hors UE – information des personnes – respect des droits des personnes)
Quand un professionnel collecte des données à caractère personnel, il doit veiller à respecter 6 principes.
En cas de contrôle de la CNIL, le professionnel a la charge de la preuve. Il doit démontrer qu’il a bien respecté ses obligations.
Principe 1 : les données doivent être traitées de manière licite, loyale, transparente
Principe 2 : les données doivent être collectées pour des finalités déterminées, légitimes et explicites, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités
Principe 3 : les données doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (principe de minimisation)
Principe 4 : les données doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour
Principe 5 : les données doivent être conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
Principe 6 : les données doivent être traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données
